Met de komst van de AVG (per mei 2018) wordt dit onderwerp ook vanuit de wetgeving verder aangeduid. Dat vinden wij een prima ontwikkeling. Vanaf de start van TravelMarketing in 2001 hebben wij altijd uiterste terughoudendheid betracht in de verzamelen en administreren van persoonlijke data. Hoe zit dat precies bij ons?
Wij leggen geen onnodige persoonlijke informatie vast.
Als wij een aanvraag binnenkrijgen, dan zorgen wij ervoor dat u zo snel mogelijk een offerte ontvangt van een DMC. Van individuele reizigers leggen wij geen informatie vast. U communiceert immers direct met de buitenlandse partij en rekent ook met hen af. Onze DMC’s zijn ook allemaal gehouden aan de wettelijke eisen van GDPR/AVG, ook als zij buiten de EU gevestigd zijn.
Uw aanvraag wordt wel in ons CRM Systeem TravelValue (*) geadministreerd.
Wij coördineren namelijk het totale proces van aanvraag tot en met de uiteindelijke reisbeleving van u of uw (eind)klant. Op deze wijze weten wij: Welke opdrachtgever de aanvraag doet, wie de contactpersoon voor de aanvraag is en bij welke DMC’s uw aanvraag wordt neergelegd voor een offerte/reisprogramma. De DMC handelt de details verder direct met u af.
Van uw bedrijf geeft u ons de volgende informatie door in verband met uw aanvra(a)g(en):
* Naam, adres, website, algemeen telefoonnummer en e-mail adres
Van uw aanspreekpunt ontvangen wij meestal de volgende informatie (vanuit het doeleinde om de aanvraag zo soepel mogelijk te laten verlopen):
* Naam, functie, adres, persoonlijk e-mail adres en direct telefoonnummer/mobiel nummer
Aangezien wij ervan uitgaan dat onze samenwerking zich niet beperkt tot 1 reisprogramma, houden wij deze gegevens voor langere termijn vast. Zodat iedere aanvraag effectief en efficient afgehandeld wordt.
Sales visits.
Als wij u bezoeken, maken wij daarvan een rapportage; deze ontvangt u binnen 24 uur van ons via e-mail. De aard van het gesprek kan aanleiding zijn om te delen met onze DMC’s. Daar vragen wij u tijdens het gesprek al goedkeuring voor.
Ook vragen wij u persoonlijk of u op onze mailing list gezet wilt worden (of blijven) en bij positief antwoord, regelen wij dat voor u. Bent u een nieuw abonnee op onze nieuwsbrief? U krijgt dan een confirmatie mail en u dient zelf de autorisatie daarvan in orde te maken.
Wilt u weten nadere informatie over wat wij van uw bedrijf en van uzelf vastleggen? Neem contact op via welcome@travelmarketing.nl
Wilt u het recht om vergeten te worden bij ons uitoefenen? Geen probleem, wij houden alle data slechts in 1 systeem vast. Wij zullen de van u vastgelegde informatie aan u toesturen via encryptie en wachtwoord. De data wordt direct definitief uit ons systeem verwijderd. Aangezien wij volledig online/realtime werken, is dat dus direct geregeld. Mochten er nog aanvragen in de “pijplijn” voor u staan, dan nemen wij eerst even contact met u op om te vernemen hoe u dit wilt regelen.
Als wij een studiereis (“Famtrip”) organiseren, dan hebben wij uw paspoortgegevens nodig.
Direct na terugkomst zorgen wij ervoor dat het betreffende ID-document permanent uit onze systemen is verwijderd. Het administreren van een paspoort of anderszins persoonlijke identificatie informatie dient geen ander doel dan uw deelname aan de Famtrip.
Wij houden geen persoonlijke gegevens vast van reizigers
Ons business model noodzaakt ons immers op geen enkele wijze om persoonlijke data van reizigers vast te leggen. In het kader van het administreren van een aanvraag houden wij alleen statusinformatie van (groepen)aanvragen vast. Wel registreren wij in ons systeem wie de aanvraag heeft gedaan en bij welk bedrijf de aanvrager werkt. Deze informatie houden wij om ervoor te zorgen dat het sales proces efficient en effectief wordt uitgevoerd.
Als wij een Sales trip doen, dan is het goed mogelijk dat wij contact met u opnemen.
Wij horen dan graag wanneer de afspraak schikt en of u überhaupt geïnteresseerd bent. In het kader van samenwerking en kennisuitwisseling doen wij jaarlijks minimaal twee sales-rondes. U kunt ook zelf altijd een afspraak met ons plannen om trends in de markt te bespreken, simpelweg door een mail te sturen aan welcome@travelmarketing.nl
Zoals u kunt zien, op onze website zijn geen Webformulieren aanwezig.
Contact kan altijd via mail en of door ons te bellen. Deze gegevens staan overzichtelijk voor u op onze website vermeldt.
Wilt u onze AVG protocollen nalezen met betrekking tot onze wijze van gegevensvastlegging in relatie tot de legitieme doelen?
Een exemplaar van ons AVG rapport ligt bij ons op kantoor ter inzage of is op te vragen.
Komt u onze tegen op een beurs of anderszins een promotioneel branche event?
Heel goed mogelijk dat wij dan business cards hebben uitgewisseld of mondeling hebben afgesproken dat er contact zal zijn. Als het initiatief aan onze zijde ligt, dan nemen wij altijd zo spoedig mogelijk contact met u op door te bellen of te mailen.
(*) Meer over TravelValue
Ons online realtime systeem TravelValue wordt als managed service afgenomen bij Ecm2 (www.ecm2.nl). Het systeem is voorzien van een encrypted verbinding en van een persoonlijke login voor onze agenten die een Service Level Agreement met ons hebben afgesloten. Het uitgeven van logins gebeurt volgens een vaste procedure waarbij de toegang verschaft wordt onder een zogeheten Verwerkersovereenkomst (“Processor Agreement”).
De managed service van ECM2 stoelt op de open-source omgeving SuiteCRM (www.suitecrm.com) voorheen Sugar CRM: een internationaal systeem met een grote community. Door gebruik te maken van de diensten van ECM2 vergewist TravelMarketing zich van de volgende feiten:
1. Een goede ondersteuning op het gebied van support;
2. Een uitstekende beschikbaarheid van de Service;
3. Een backup faciliteit;
4. Een hosted omgeving voorzien van de juiste beveiliging en monitoring tools.
Met ECM2 is een SLA opgesteld door de leverancier.
Voor de Administrator functie is dat ook het geval.
